上海市金山区红十字志愿者宣传服务队活动组织办法

一、策划

1.有计划的培训和服务活动，由相对应的组长按年初计划进行策划，并制定出详细的活动方案，于活动开始前二周以上交工作委员会讨论。

2.计划外的活动，由相对应的组长或工作委员会指定的临时召集人策划活动方案，并及时交工作委员会讨论。

3.策划应全面考虑到活动的各个方面，策划书至少应包含下述条目：活动性质（服务，培训，会议，娱乐，其它）、活动时间、活动地点、交通方式、活动内容、建议参加人数、对队员报名的要求（筛选条件）、队员可能发生的费用、策划人联络方式（电话和E-Mail）、其它注意事项。

4.策划时应注意活动合法性和活动时队员的安全性，活动安排上要尽量地体现对队员的关爱。

二、审批

1.工作委员会在接到策划方案后必须在三天内作出回应，如果通过了该方案，就应立即将方案经对外联络人呈送金山区红会。

2.需金山区红会协调的大型活动必须经金山区红会审批同意后方能实施，一般的培训和服务活动需将方案呈金山区红会备案。

三、召集

1.活动方案一经程序确认实施，即由信息发布员在金山区志愿者网站上发布活动召集帖，接受队员的报名。

2.每次活动召集时都必须指定一名活动召集人，一般情况下活动召集人由相应的组长承担，但如组长无法到位或锻炼队员等原因，也可由工作委员会根据报名情况指定活动召集人，被指定的活动召集人必须是资深队员。

3.想参加本次活动的队员必须在召集帖后面报名，以便召集人合理安排活动，事先没有报名并被召集人安排的队员如需参加活动，在征得活动现在负责人同意后也可以参加活动，但不能作为正常服务记录。

4.召集人必须在活动报名截止时间前截止报名并贴出人员安排，如果接近截止报名时间报名的队员还未达到活动人数，召集人必须采取各种方式（可以在QQ群呼叫或逐个打电话征询等）鼓动队员报名参加。

5.召集人所作出的人员安排中必须指定活动现场的负责人，现场负责人可以是召集人自己，也可以是其他资深队员，但如果不是召集人自己，则一定要在作出安排后及时通知现场负责人。

6.对于人数有限制的活动，由活动召集人从报名者中选择参加活动的队员，选择的原则：

a.机会均衡：尽量选择本年度内参加活动次数较少的队员。
b.新老组合：让资深队员带见习队员，共同努力，提高活动质量。

7.活动在召集帖发出但还未截止报名前由召集人全权负责，所有与该次活动有关的事谊均应与召集人联系。在截止报名后本次活动就全权交由召集人指定的现场负责人负责。

8.活动现场负责人必须在活动前联系并安排好每个活动人员的分工，必要时可召集全部活动人员开会布置具体事宜。

四、活动

1.活动现场负责人应于活动前作好充分准备，把活动所需要的物品和相关资料准备妥当，活动现场负责人不能解决的可以向工作委员会提出并由工作委员会协调解决。

2.每一个参加活动的队员都必须在签到薄上签到。不是在规定的时间到达现场的队员，签到时必须注明到达现场的时间，不是在规定的时间离开现场的队员，必须在签到薄上注明到离开场的时间，以方便负责人统计每位队员的活动时间。

3.参加活动的队员到达活动现场后必须听从活动现场负责人的安排，如对活动的安排有什么意见或建议可以及时跟活动现场负责人提出来，但在活动负现场责人作出新的安排之不得擅作主张。

4.活动现场应由活动现场负责人全权负责，如果活动现场涉及到与其它部门或组织的协作，活动现场负责人就是现场协调联络人，作为现场联络人应事先了解活动现场的其它部门或组织的对口联络人。

5.活动现场负责人应在活动结束后按排人员清理活动现场，检查有无遗漏的物品，活动中使用临时使用的物品应及时交回到相应的物主或保管人处。

五、总结

1.活动结束后，活动现场负责人应及时提供活动总结报告，并和签到薄一起及时交资料收集员存档。如果一次召集分散于不同时间地点并指派多个现场负责人的，活动总结报告则由召集人在听取现场负责人口头汇报后汇总撰写。

2.大型活动后可由工作委员会召集队员召开总结会议，讨论分析活动中的经验与不足，提出改进意见以不断提高活动质量，会议必须充分听取并记录每个与会队员的意见。

3.每次会议结束后必须由会议主持人或指定的书记员及时出具会议纪要送交资料收集员存档。

4.活动负责人撰写的活动总结汇报可以由撰写人直接在金山区志愿者网站上发布，会议纪要必须由信息发布员在金山区志愿者网站上发布。

5.活动总结和会议纪要必须包含以下几个要素：时间、地点、参加人数，现场负责人（会议主持人）、活动内容及过程（会议议程）、活动成果（会议通过的决议）、其它事项。

六、注意事项

1.队员在报名参加活动后，一经召集人确定，不得无故缺席，确有原因不能及时到场参加的，应及时与活动负责人联系请假，以便活动负责人能及时安排其他人接替请假队员的工作。

2.活动如需调用宣传队的队旗、马夹、宣传材料等相关物资，应在活动结束后及时归还保管人，本次活动的各种资料（策划书、签到薄、总结报告等）应及时交资料收集员存档。

3.活动中队员尽量统一服装（志愿者马夹），带好服务证，每个队员都应注意自身的言行举止，切实维护金山区志愿者的整体形象。

4.活动中应注意队员的人身安全，负责人应妥善安排好活动中队员的就餐、茶水供应等问题。

5.非年度计划内的小范围的会议或聚会活动不在此办法的规定之列。

6.本活动办法作为上海市金山区红十字志愿者宣传服务队组织规程的补充，如与组织规程有冲突，请以组织规程为准。

7.本办法的解释权归上海市金山区红十字志愿者宣传服务队工作委员会。

上海市金山区红十字志愿者宣传服务队
2005-10-31